Préambule
Val Vision Académie forme des secrétaires médicales qui exercent au contact de patients et de données de santé. La confidentialité est donc au cœur de son activité, à double titre : la protection des données personnelles des stagiaires, clients et partenaires, et le respect du secret professionnel attaché aux informations médicales rencontrées pendant la formation.
La présente charte précise ces engagements. Elle complète l'article 16 des conditions générales de vente (protection des données personnelles), leurs articles 14 et 15, ainsi que les articles 3, 5 et 6 du règlement intérieur. Elle s'inscrit dans la démarche qualité de l'organisme (certification Qualiopi) et dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD – règlement UE 2016/679) et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.
Article 1 – Champ d'application
La charte s'applique à toutes les actions de formation de Val Vision Académie, quelle qu'en soit la modalité (présentiel, distanciel, mixte ou intra-cabinet), et à toutes les personnes dont l'organisme traite des données ou qui ont accès à des informations confidentielles :
- les stagiaires et les candidats à une formation ;
- les clients (employeurs, cabinets, cliniques, centres de santé) et les financeurs (OPCO notamment) ;
- les prospects qui demandent une information ou un devis ;
- la formatrice et tout intervenant, prestataire ou sous-traitant de l'organisme.
Article 2 – Responsable de traitement
| Responsable de traitement | SAS VAL VISION ACADÉMIE – SIRET 102 981 875 00010 |
| Siège | Le Médival, Bât. A, 205 place du Général de Gaulle, 83160 La Valette-du-Var |
| Référente données personnelles | Mme GENDRE Nolwenn, présidente – valvisionacademie@gmail.com – 06 14 52 00 72 |
Compte tenu de la taille et de l'activité de l'organisme, la désignation d'un délégué à la protection des données (DPO) n'est pas obligatoire. La référente ci-dessus est l'interlocutrice unique pour toute question relative aux données personnelles et à la confidentialité.
Article 3 – Données collectées
Val Vision Académie ne collecte que les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires aux finalités décrites à l'article 4. Conformément à l'article L. 6353-9 du Code du travail, les informations demandées au candidat ont pour seule finalité d'apprécier son aptitude à suivre la formation.
| Personnes concernées | Données traitées |
| Prospects | Nom, prénom, coordonnées, fonction, structure, objet de la demande |
| Stagiaires | Identité, coordonnées, fonction, employeur ; diplômes et expérience (prérequis) ; résultats du positionnement, des QCM et des évaluations ; émargements et relevés de connexion ; questionnaires de satisfaction ; réclamations éventuelles |
| Stagiaires – données sensibles | Besoins d'adaptation liés à une situation de handicap : uniquement avec le consentement explicite de la personne, limités aux informations utiles à l'adaptation, sans aucun diagnostic médical |
| Clients | Raison sociale, SIRET, adresse, nom et fonction des contacts, données de facturation |
| Financeurs | Coordonnées des interlocuteurs, numéros et montants des accords de prise en charge |
L'organisme ne collecte aucune donnée de santé de patients. Les cas cliniques et documents de cabinet utilisés en formation sont préalablement anonymisés.
Article 4 – Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (art. 6 du RGPD) |
| Inscription, conclusion de la convention ou du contrat de formation, organisation et déroulement de la formation | Exécution du contrat |
| Suivi pédagogique, évaluations, délivrance du certificat de réalisation et de l'attestation de compétences | Exécution du contrat et obligation légale (art. L. 6353-1 du Code du travail) |
| Facturation, comptabilité, justification de l'exécution auprès des financeurs et des services de contrôle de la formation professionnelle | Obligation légale |
| Démarche qualité : recueil des appréciations, traitement des réclamations, amélioration continue, audits Qualiopi | Intérêt légitime de l'organisme et obligations liées à la certification qualité |
| Adaptation de la formation à une situation de handicap | Consentement explicite (art. 9.2 a du RGPD) |
| Information sur les nouvelles sessions et formations | Consentement (particuliers) ou intérêt légitime (clients professionnels), avec désinscription possible à tout moment |
Les données ne font l'objet d'aucune décision automatisée ni d'aucun profilage. Elles ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.
Article 5 – Destinataires des données
Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour l'exercice de leur mission :
- la présidente et la formatrice de Val Vision Académie ;
- l'employeur ou client, pour les seules informations prévues par la convention : présence, assiduité, certificat de réalisation, attestation de compétences ;
- le financeur (OPCO), pour les pièces justificatives de la prise en charge ;
- l'organisme certificateur Qualiopi lors des audits, lui-même tenu à la confidentialité, ainsi que les services de contrôle de l'État habilités par la loi ;
- l'expert-comptable pour les données de facturation ;
- les prestataires techniques agissant comme sous-traitants (article 28 du RGPD) : plateforme de formation à distance Teachizy, messagerie et stockage en ligne Google Workspace / Gmail, hébergeur du site internet Ionos sarl. Ils n'agissent que sur instruction de l'organisme et sont soumis à une obligation de confidentialité et de sécurité.
Lorsqu'un prestataire est susceptible de transférer des données hors de l'Union européenne, Val Vision Académie s'assure que ce transfert est encadré par des garanties appropriées : décision d'adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types.
Article 6 – Durées de conservation
Les données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à leur finalité, puis supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.
| Données | Durée de conservation |
| Prospects n'ayant pas donné suite | 3 ans à compter du dernier contact |
| Dossier administratif et pédagogique du stagiaire : convention ou contrat, programme, émargements, relevés de connexion, évaluations, attestations | Durée de la formation, puis 5 ans, à titre de preuve auprès des financeurs, du certificateur et des services de contrôle |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (art. L. 123-22 du Code de commerce) |
| Questionnaires de satisfaction et réclamations | 3 ans, couvrant le cycle de certification Qualiopi |
| Informations relatives à une adaptation handicap | Durée de la formation, puis suppression sauf accord de la personne |
| Données des clients et financeurs | Durée de la relation commerciale, puis 3 ans |
Article 7 – Sécurité des données
Val Vision Académie met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les données contre toute perte, altération, divulgation ou accès non autorisé :
- accès aux dossiers limité aux seules personnes habilitées, avec mots de passe robustes et double authentification sur la messagerie et la plateforme ;
- identifiants de la plateforme de formation strictement personnels (article 5 du règlement intérieur) ;
- sauvegardes régulières, mises à jour des postes et des logiciels, antivirus ;
- documents papier (émargements, questionnaires, évaluations) rangés dans un meuble fermé à clé ; destruction des documents périmés par broyage ;
- pas de stockage de données personnelles sur un support amovible non chiffré ; aucun envoi de données sensibles par messagerie sans protection.
En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes, l'organisme la notifie à la CNIL dans les 72 heures et, si le risque est élevé, informe les personnes concernées (articles 33 et 34 du RGPD). Chaque incident est consigné dans un registre interne.
Article 8 – Secret professionnel et confidentialité des informations médicales
La formation prépare à un métier soumis au secret professionnel (article L. 1110-4 du Code de la santé publique et article 226-13 du Code pénal). Val Vision Académie et chaque stagiaire s'engagent à :
- n'utiliser en formation que des cas cliniques, dossiers et documents de cabinet anonymisés ;
- ne tenter en aucun cas d'identifier un patient à partir des cas étudiés ;
- suivre les classes virtuelles portant sur des cas cliniques dans un lieu où aucun tiers ne peut voir ou entendre les échanges ;
- lors d'un temps d'observation ou d'immersion en cabinet, notamment au centre OPHTAVAL : ne consulter aucun dossier patient hors supervision, ne prendre aucune photo, copie ou note nominative, et garder le secret sur tout ce qui est vu ou entendu ;
- ne jamais réaliser d'enregistrement, de capture d'écran ou de film des séances sans l'accord de l'organisme et des participants.
Ces obligations demeurent après la fin de la formation, sans limitation de durée. Tout manquement peut entraîner les sanctions prévues par le règlement intérieur, sans préjudice d'éventuelles poursuites.
Article 9 – Confidentialité envers les stagiaires et les clients
- Résultats et évaluations : les résultats du positionnement et des évaluations sont communiqués à la stagiaire. Ils ne sont transmis à l'employeur ou au financeur que dans la limite prévue par la convention et par les obligations légales de l'organisme.
- Informations sur le client : les informations relatives à l'organisation, aux pratiques, aux patients et aux résultats du cabinet client, connues à l'occasion de la formation, restent strictement confidentielles. Elles ne sont jamais citées en exemple sans anonymisation et sans accord préalable.
- Appréciations et réclamations : les questionnaires de satisfaction peuvent être remplis de façon anonyme. Les réclamations sont traitées de manière confidentielle et leur auteur ne subit aucune conséquence pour les avoir formulées.
- Signalements : tout signalement de violence, de harcèlement ou de discrimination (article 8 du règlement intérieur) est traité de manière strictement confidentielle par la référente désignée. Seules les personnes indispensables à son traitement en sont informées.
- Situation de handicap : les informations confiées au référent handicap ne sont partagées qu'avec l'accord de la personne et uniquement pour mettre en place les adaptations.
Article 10 – Engagements des intervenants et des prestataires
Toute personne intervenant pour le compte de Val Vision Académie (formatrice, intervenant extérieur, prestataire) signe un engagement de confidentialité avant sa première intervention. Les sous-traitants qui traitent des données personnelles sont liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD. Ces engagements sont conservés et peuvent être présentés lors des audits.
Article 11 – Droits des personnes
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de ses données, du droit de retirer son consentement à tout moment et du droit de définir des directives sur le sort de ses données après son décès.
Ces droits s'exercent par e-mail à valvisionacademie@gmail.com ou par courrier au siège de l'organisme. Une pièce justificative d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe (article 12 du RGPD).
Certaines données ne peuvent pas être effacées avant la fin de leur durée de conservation lorsque leur conservation est imposée par la loi (factures, pièces justificatives de la formation). En cas de désaccord, toute personne peut introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr.
Article 12 – Diffusion, mise à jour et entrée en vigueur
La présente charte est remise à chaque stagiaire avant l'entrée en formation, avec le règlement intérieur, et communiquée aux clients avec les CGV. Elle est consultable sur le site internet de l'organisme et sur la plateforme de formation. Elle est revue au moins une fois par an et à chaque évolution réglementaire ou organisationnelle significative ; la version applicable est celle en vigueur à la date de l'inscription.
Version en vigueur au 01/10/2026.
Fait à La Valette-du-Var, le 01/10/2026
Mme GENDRE Nolwenn, présidente de la SAS Val Vision Académie
Signature et cachet :